■本日は、案内係が主催者に「来場予定者数」を聞く理由についてお話しします。
公演を行う際
「ホールのキャパシティに対してどれくらいのお客様がいらっしゃるのか？」
これは案内するときに知りたい情報の一つです。
注意していただきたいのは、
・来場者数（実際にお越しになったお客様の数）ではなく、
・来場予定者数（これから何人のお客様がいらっしゃる予定か）
の方だということです。
案内係が、開場前に来場予定者数について伺うのは、
少ない時に「全然チケットが売れなかったんですねー」とか
満席に近い時に「たくさんチケットが売れて良かったですねー」とか
そういう世間話？をするためではありません。
表周りの人員配置やお客様の導線、遅れ客対応など、
その日の表周りをどのように運営していくのか作戦を練るためです。
同じホールであったとしても、
来場されるお客様の数が50％なのか70％なのか、満席なのかで、案内業務の作戦の練り方が変わってきます。
例えば、満席に近い公演では、
チケットもぎりのカウンターやレーン、人員を増やして対応したり、
開場時間前にいらっしゃる方が多いことを見越して、早めの開場にも対応できるように、その心づもりで準備をしたり、列が長くなった時のためにパーテーションを事前に用意しておいたり、
クロークや物品販売の込み具合も予想できることもあります。
座席のトラブルや振替希望があってもご案内できる席がないので、万が一そのような事態になったらどうするか事前にスタッフ同士で話し合っておくこともできます。
挙げだしたら、きりがないのですが、公演においてどれだけ事前に準備できるかということはとても大切なことです。
来場予定者数を事前に知ることができるとその事前準備をすることができ、結果として込み合っていても少ない混乱で、スムーズにご案内することができるのです。
もちろん、チケットの売れ行きと実際に来場される方の数が異なることもあります。ですが、ざっくりと1000人くらい、100人くらいなどの人数は知りたいです。
時々、満席だと伺ったのに、25％くらいだったという空振りもあったりしますが、それは仕方のないことです。気にしません。
もし、ご自身が主催者で、来場される方の多さによって、どのように動けばよいか分からなくても、事前に案内係に来場予定者数を知らせておけば、あとは自動で何かいい感じに動いてくれるでしょう。なので、来場予定者数をあらかじめ共有することに損はないです。
■まとめ
案内係が主催者に「来場予定者数」を聞くのは、世間話をするためではなく、表周りの運営の作戦を練るためだった。
