室内楽コンサートの受付・案内業務レポート
かつしかシンフォニーヒルズ「アイリスホール」にて開催された室内楽コンサートで、受付および案内業務のご依頼をいただきましたので、そのご報告です。この日は、ソロ演奏と小アンサンブルの両方が楽しめるコンサートでした。
会場の概要
「アイリスホール」は298席を備えた小ホールで、クラシック専用の「オープンステージ形式」を採用しており、ステージと客席の間に緞帳やカーテンがありません。シューボックス型と呼ばれる、直方体の形をしたホールです。
スタッフの配置と業務内容
この規模のコンサートでは、通常4〜5名のスタッフが必要ですが、今回は3名で対応しました。スタッフの配置は以下の通りです。
- 受付（プレゼント預かりを含む）: 2名
- チケット確認: 1名
開演後、1名が受付と入場口を担当し、残りの2名が遅れて来場されるお客様の案内やチケットの集計など、柔軟に対応しました。自由席でしたので、場内案内とアナウンスは人員の都合で行わず、また、アナウンスは主催者の方にお願いしました。
エントランスのレイアウト
エントランスには扉が2か所ありましたが、右側の扉を塞ぐように受付を設置しました。
このやり方は、さまざまなホールで行われていますが、効率の良いレイアウトだと思います。開場前に受付を開いて、早めにいらした来場者の当日券の購入や置きチケットなどの受け渡しをしておくと、開場時の入場がスムーズです。
コロナ禍ということもあり、チケットはお客様ご自身で切り離していただき、プログラムは机に置いてお客様に自由に取っていただく形式にしました。
この公演は、すべてのチケットが主催の方が作成したオリジナルのチケットでしたので、目視もさほど難しくありませんでした。もし、そうでない場合は、入場口にも2人に必要かもしれません。
開演直前と開演中の対応
クラシックのコンサートの場合、演奏が始まると中に入れないため、開演直前までお客様を席へご案内します。この時は、遅れていらした方が多かったので、チケット確認スタッフも座席への案内に回りました。空いている席を見つけて、どんどんご案内します。
基本的に、それ以上お客様がいらしても、すべてのスタッフが入り口からいなくなることは避けなければなりません。なので、開演前の数分間は、1名で受付、チケット確認、プログラムのご案内、扉の案内などを行い、お客様ご自身で席まで行っていただきました。
開演後は、受付のあった右側の扉を閉め、机を内側に移動させ、受付と入場口を左の扉から入る動線に集約しました。遅れて来られたお客様の案内やチケットの集計、売り上げの計算を行いながら、必要に応じてプレゼントを楽屋へ運ぶ業務も行いました。
休憩と第二部の対応
コンサートは2部構成でしたので、休憩中に場内の扉を開放し、休憩終了時には再度扉を閉め、来場者の方々に席に着くよう促しました。第二部では、チケットの集計や金銭の計算を行いながら、少しずつ片付けを進めました。
終演後の対応
終演間際には、最終的な売上やチケットの集計を行います。また、退場がスムーズに行われるように、案内板や必要のない机を片付けます。
終演時は、すべての扉を開放して来場者の退場を待ちます。その後、忘れ物のチェックやエントランスとロビーの原状復帰を行い、集計したチケットや売り上げやおつりなど一式をご主催にお返しします。
この日も無事に業務を終了することができました。
今回一緒に業務を行ったスタッフは、ご主催の知り合いの経験豊富でスキルの高い方々でした。ですが、もし、未経験のスタッフの場合は、4～5名必要だと感じました。
